Hantera din tid effektivt – del 2

Med hjälp av några enkla tips kan du jobba både smartare och mindre. Ledarskapscoachen Catharina Sjögren delar med sig av sina viktigaste sanningar för att slippa negativ stress och få mer gjort utan att behöva jobba mer.

Forskning visar att sömn är ett mira­kel­me­del mot stress. Jobbar du 14 tim­mar om dagen istäl­let för åtta kom­mer det gå ut över söm­nen. När du är inne i den onda spi­ra­len sät­ter du dig gär­na med mobi­len för att kopp­la av, men i själ­va ver­ket ger mobi­len mot­satt effekt eftersom hjär­nan fort­sät­ter att arbe­ta. Du kan vän­da den nega­ti­va spi­ra­len med hjälp av effek­tiv tidshantering.

Ledarskapscoachen Catharina Sjögren.

– Vinsterna är att du arbe­tar mer foku­se­rat genom att göra en sak i taget. Det spa­rar på hjär­nans vik­ti­ga ener­gi. När du pla­ne­rar, struk­tu­re­rar och pri­o­ri­te­rar blir du lug­na­re och mer balan­se­rad. Då kan du job­ba smar­ta­re och mind­re, men ändå få mer gjort, säger Catharina Sjögren som är pro­fes­sio­nell ledar­skapscoach på Coacheffect.

I två artik­lar delar Catharina med sig av sina bäs­ta tips för hur du slip­per nega­tiv stress och får mer gjort utan att behö­va job­ba mer. Detta är den and­ra delen. Den förs­ta hit­tar du här.

Kontroll över din tid

Enligt Försäkringskassan är omkring 32 000 per­so­ner sjuk­skriv­na på grund av svår stress – en siff­ra som sti­git de senas­te åren (2010 var 6 800 sjuk­skriv­na). Med rätt enk­la verk­tyg kan du fak­tiskt se till att inte ham­na där. Ett sätt att und­vi­ka stress är att få bätt­re kon­troll över din tid. Jag bru­kar använ­da mig av en matris med fyra fält.

1. Akut, viktigt

Brandsläckning som mås­te göras akut.

Exempel: Att led­nings­grup­pen behö­ver få in en rap­port pre­cis nu.

2. Viktigt, ej akut

Sakerna som inte behö­ver vara fär­di­ga i mor­gon, men om du gör dem nu blir det rik­tigt bra. Planera, struk­tu­re­ra och prioritera.

Exempel: Strategiskt arbe­te och att göra-listor.

3. Akut, men ej viktigt

Det som är fortgående.

Exempel: Mailen, mobi­len, Twitter, Instagram, Linkedin och mind­re vik­ti­ga möten.

4. Ej akut och ej viktigt

Sakerna som inte behö­ver göras.

Exempel: Kolla mobi­len, läsa ovik­ti­ga saker på nätet och stä­da skrivbordet.

Många av mina kli­en­ter säger att de lig­ger i ruta ett och tre, men att de vill lig­ga mer i ruta två. Är du i ruta två får du fär­re brän­der att släc­ka. Då spen­de­rar du mind­re tid i ruta ett och fyra som med­för stress. Lösningen är att bloc­ka tid i din kalen­der för ruta två.

Planera – gör nu – undvik att skjuta upp

Har du läst mail och mar­ke­rat dem som oläs­ta igen? Då har du använt ener­gi till att inte göra någon­ting alls. Tipset är att avslu­ta det du hål­ler på med innan du går vida­re till näs­ta uppgift.

Får du ett mail som du inte kan ta tag i på en gång tyc­ker jag att du ska dra det till din kalen­der så att du bloc­ke­rar tid för det där.

Gör de vik­ti­gas­te och job­bi­gas­te upp­gif­ter­na i bör­jan av vec­kan, eller först på dagen. Det som hän­der då är att du använ­der hjär­nans ener­gi till rätt saker. Då kän­ner du dig säkert lät­tad, du får en kick, vil­ket ger ener­gi. Det gör att du blir mer effek­tiv och tyc­ker att job­bet är lät­ta­re och roli­ga­re. Då är du inne i en posi­tiv spiral.

Mötesslav

För per­so­ner i ledan­de posi­tio­ner upp­tas unge­fär två av fem arbets­da­gar av möten. Det är 40 pro­cent av arbets­ti­den. Så innan du tac­kar ja till ett möte – fun­de­ra på om du verk­li­gen kom­mer att bidra eller behö­ver när­va­ra vid mötet. Många upp­le­ver att det är inef­fek­tiv tid som spen­de­ras i mötes­rum­men. För att han­te­ra möten effek­tivt – tänk istäl­let på mötet i tre faser:

  1. Förberedelse:
    • Alla ska vara för­be­red­da för att inte slö­sa varand­ras tid. Förberedelse leder till kor­ta­re och effek­ti­va­re möten.
  2. Själva mötet:
    • Absolut krav på när­va­ro. Inga mobi­ler eller dato­rer uppe, om det inte är för att anteck­na. Många job­bar näm­li­gen med annat på halv­fart under mötet.
    • Bjud bara in dem som verk­li­gen behö­ver när­va­ra vid mötet.
    • Ha en agen­da med start- och sluttid.
    • Tydliga hand­ling­ar: vem är ansva­rig, vil­ka är åtgärds­punk­ter­na, när ska det vara klart och när föl­jer vi upp.
  3. Ställtid och uppföljning:
    • Blocka för ställ­tid efter mötet så att du kan age­ra på de vik­ti­ga upp­gif­ter­na du fått under mötet.
    • Följ upp åtgärds­punk­ter­na på näs­ta möte. Annars sig­na­le­rar du att arbe­tet och upp­gif­ter­na var oviktiga.

Emails

Mail är en stor tids­tjuv som ger snab­ba kic­kar – där­för kol­lar du gär­na mail istäl­let för att läg­ga tid på det du bor­de göra: vik­ti­ga stra­te­gis­ka upp­gif­ter och rap­por­ter. Här kom­mer fyra råd som kom­mer hjäl­pa dig att spa­ra tid:

  • Stäng av mailnotiser.
  • Börja helst inte dagen med mail – bör­ja med det vik­ti­gas­te först. Bestäm istäl­let ett par fas­ta tider då du kol­lar mail.
  • Sätt all­tid dead­li­nes och var tyd­lig i dina mail. Beskriv vad du vill får ut av mai­let och vad mot­ta­ga­ren ska age­ra på.
  • Svara, spa­ra och kas­ta. Töm din inkorg när du har dina mailstunder.

Prioritera – våga säg nej

  • Sätt mål för var­je enskild dag.
  • Gör en grov att göra-lis­ta med ställ­ti­der och marginaler.
  • Innan du säger ”ja” till något: beräk­na och pri­o­ri­te­ra – bestäm när du kan leverera.
  • Börja med det vik­ti­gas­te först.

När du pla­ne­rar, struk­tu­re­rar och pri­o­ri­te­rar blir du effektiv.

Dela artikeln om du gillade den!

Förslag på mer läsning

Fighten om mästarbältet

Inför mat­chen mel­lan Sven Fornling och Karo Murat skrev Stefan Alfelt på Aftonbladet att det var en poten­ti­ell Rockysaga, Apollo Creed vs Rocky Balboa, men att han vil­le slip­pa slu­tet. Vi har en egen poten­ti­ell Rockysaga i elbran­schen, Dvärgbrytaren vs Personskyddsbrytaren, även här hop­pas jag att vi slip­per slu­tet. Personskyddsbrytaren som är utma­na­ren har tagit sto­ra steg mot en titel­fight och har i år sto­ra möj­lig­he­ter att utma­na, ta över mäs­t­ar­bäl­tet och på så vis för­änd­ra branschen.

Läs artikel »

Sju steg till vass projektledning enligt Bravida

Alla inblan­da­de vill att pro­jekt ska bli lyc­ka­de och lön­sam­ma – och för att nå dit krävs att pro­jekt­led­ning­en sit­ter som den ska. Hampus Hellgren, pro­jekt­le­da­re på Bravida, har varit i bran­schen i över tju­go år, de senas­te tio som pro­jekt­le­da­re. Här bju­der han på sina bäs­ta tips.

Läs artikel »
Framtiden är elektrisk

Framtiden är elektrisk

Vi vet att vi lever i en värld som för­änd­ras allt snab­ba­re. Tillsammans med våra kun­der ska vi göra fram­ti­dens arbets­plat­ser och bostä­der säk­ra­re, rena­re och mer njut­ba­ra. För att hit­ta rätt har vi fin­juste­rat vår kompass.

Läs artikel »

Enkla och vackra detaljer i Köpenhamns senaste hotell-juvel

Petter Stordalens hotell Villa Copenhagen har pre­cis reno­ve­rats för 1,7 mil­jar­der kro­nor. Allt är väl genom­tänkt, in på mins­ta detalj. Hagers matar­ka­na­ler och design­se­rie ber­ker beto­nar design­fi­lo­so­fin bakom Köpenhamns nya hotell-juvel.

Läs artikel »

Kontinuerlig utveckling är nyckeln till framgång

Det sägs att man lever så länge man lär och det får vi väl ändå anse vara en san­ning. Eller i alla fall väl­digt nära san­ning­en. Att kon­ti­nu­er­ligt utveck­las är något vi män­ni­skor gjort för att anpas­sa oss till oli­ka mil­jö­er. Och för före­tag är utveck­ling nyc­keln till framgång.

Läs artikel »

”Elbranschen är en kvarleva av det förgångna” – Bergendahls El om jämställdhet

Endast två pro­cent av alla elekt­ri­ker är kvin­nor. Det vill Bergendahls El änd­ra på. Sedan fyra år till­ba­ka dri­ver de en kam­panj som ska öka kon­cer­nens kvinn­li­ga elekt­ri­ker till sex procent.

Läs artikel »