Hantera din tid effektivt – del 2

Med hjälp av några enkla tips kan du jobba både smartare och mindre. Ledarskapscoachen Catharina Sjögren delar med sig av sina viktigaste sanningar för att slippa negativ stress och få mer gjort utan att behöva jobba mer.

Forskning visar att sömn är ett mira­kel­me­del mot stress. Jobbar du 14 tim­mar om dagen istäl­let för åtta kom­mer det gå ut över söm­nen. När du är inne i den onda spi­ra­len sät­ter du dig gär­na med mobi­len för att kopp­la av, men i själ­va ver­ket ger mobi­len mot­satt effekt eftersom hjär­nan fort­sät­ter att arbe­ta. Du kan vän­da den nega­ti­va spi­ra­len med hjälp av effek­tiv tids­han­te­ring.

Ledarskapscoachen Catharina Sjögren.

– Vinsterna är att du arbe­tar mer foku­se­rat genom att göra en sak i taget. Det spa­rar på hjär­nans vik­ti­ga ener­gi. När du pla­ne­rar, struk­tu­re­rar och pri­o­ri­te­rar blir du lug­na­re och mer balan­se­rad. Då kan du job­ba smar­ta­re och mind­re, men ändå få mer gjort, säger Catharina Sjögren som är pro­fes­sio­nell ledar­skapscoach på Coacheffect.

I två artik­lar delar Catharina med sig av sina bäs­ta tips för hur du slip­per nega­tiv stress och får mer gjort utan att behö­va job­ba mer. Detta är den and­ra delen. Den förs­ta hit­tar du här.

Kontroll över din tid

Enligt Försäkringskassan är omkring 32 000 per­so­ner sjuk­skriv­na på grund av svår stress – en siff­ra som sti­git de senas­te åren (2010 var 6 800 sjuk­skriv­na). Med rätt enk­la verk­tyg kan du fak­tiskt se till att inte ham­na där. Ett sätt att und­vi­ka stress är att få bätt­re kon­troll över din tid. Jag bru­kar använ­da mig av en matris med fyra fält.

1. Akut, viktigt

Brandsläckning som mås­te göras akut.

Exempel: Att led­nings­grup­pen behö­ver få in en rap­port pre­cis nu.

2. Viktigt, ej akut

Sakerna som inte behö­ver vara fär­di­ga i mor­gon, men om du gör dem nu blir det rik­tigt bra. Planera, struk­tu­re­ra och pri­o­ri­te­ra.

Exempel: Strategiskt arbe­te och att göra-lis­tor.

3. Akut, men ej viktigt

Det som är fort­gå­en­de.

Exempel: Mailen, mobi­len, Twitter, Instagram, Linkedin och mind­re vik­ti­ga möten.

4. Ej akut och ej viktigt

Sakerna som inte behö­ver göras.

Exempel: Kolla mobi­len, läsa ovik­ti­ga saker på nätet och stä­da skriv­bor­det.

Många av mina kli­en­ter säger att de lig­ger i ruta ett och tre, men att de vill lig­ga mer i ruta två. Är du i ruta två får du fär­re brän­der att släc­ka. Då spen­de­rar du mind­re tid i ruta ett och fyra som med­för stress. Lösningen är att bloc­ka tid i din kalen­der för ruta två.

Planera – gör nu – undvik att skjuta upp

Har du läst mail och mar­ke­rat dem som oläs­ta igen? Då har du använt ener­gi till att inte göra någon­ting alls. Tipset är att avslu­ta det du hål­ler på med innan du går vida­re till näs­ta upp­gift.

Får du ett mail som du inte kan ta tag i på en gång tyc­ker jag att du ska dra det till din kalen­der så att du bloc­ke­rar tid för det där.

Gör de vik­ti­gas­te och job­bi­gas­te upp­gif­ter­na i bör­jan av vec­kan, eller först på dagen. Det som hän­der då är att du använ­der hjär­nans ener­gi till rätt saker. Då kän­ner du dig säkert lät­tad, du får en kick, vil­ket ger ener­gi. Det gör att du blir mer effek­tiv och tyc­ker att job­bet är lät­ta­re och roli­ga­re. Då är du inne i en posi­tiv spi­ral.

Mötesslav

För per­so­ner i ledan­de posi­tio­ner upp­tas unge­fär två av fem arbets­da­gar av möten. Det är 40 pro­cent av arbets­ti­den. Så innan du tac­kar ja till ett möte – fun­de­ra på om du verk­li­gen kom­mer att bidra eller behö­ver när­va­ra vid mötet. Många upp­le­ver att det är inef­fek­tiv tid som spen­de­ras i mötes­rum­men. För att han­te­ra möten effek­tivt – tänk istäl­let på mötet i tre faser:

  1. Förberedelse:
    • Alla ska vara för­be­red­da för att inte slö­sa varand­ras tid. Förberedelse leder till kor­ta­re och effek­ti­va­re möten.
  2. Själva mötet:
    • Absolut krav på när­va­ro. Inga mobi­ler eller dato­rer uppe, om det inte är för att anteck­na. Många job­bar näm­li­gen med annat på halv­fart under mötet.
    • Bjud bara in dem som verk­li­gen behö­ver när­va­ra vid mötet.
    • Ha en agen­da med start- och slut­tid.
    • Tydliga hand­ling­ar: vem är ansva­rig, vil­ka är åtgärds­punk­ter­na, när ska det vara klart och när föl­jer vi upp.
  3. Ställtid och uppföljning:
    • Blocka för ställ­tid efter mötet så att du kan age­ra på de vik­ti­ga upp­gif­ter­na du fått under mötet.
    • Följ upp åtgärds­punk­ter­na på näs­ta möte. Annars sig­na­le­rar du att arbe­tet och upp­gif­ter­na var ovik­ti­ga.

Emails

Mail är en stor tids­tjuv som ger snab­ba kic­kar – där­för kol­lar du gär­na mail istäl­let för att läg­ga tid på det du bor­de göra: vik­ti­ga stra­te­gis­ka upp­gif­ter och rap­por­ter. Här kom­mer fyra råd som kom­mer hjäl­pa dig att spa­ra tid:

  • Stäng av mail­no­ti­ser.
  • Börja helst inte dagen med mail – bör­ja med det vik­ti­gas­te först. Bestäm istäl­let ett par fas­ta tider då du kol­lar mail.
  • Sätt all­tid dead­li­nes och var tyd­lig i dina mail. Beskriv vad du vill får ut av mai­let och vad mot­ta­ga­ren ska age­ra på.
  • Svara, spa­ra och kas­ta. Töm din inkorg när du har dina mailstun­der.

Prioritera – våga säg nej

  • Sätt mål för var­je enskild dag.
  • Gör en grov att göra-lis­ta med ställ­ti­der och mar­gi­na­ler.
  • Innan du säger ”ja” till något: beräk­na och pri­o­ri­te­ra – bestäm när du kan leve­re­ra.
  • Börja med det vik­ti­gas­te först.

När du pla­ne­rar, struk­tu­re­rar och pri­o­ri­te­rar blir du effek­tiv.

Dela artikeln om du gillade den!

Förslag på mer läsning

Precis som Alfons Åberg

I mor­gon, på mån­dag, eller näs­ta månad då ska ni få se! Är du som jag? Det vill säga att du fal­ler för fres­tel­sen att skju­ta upp saker som känns lite job­bi­ga. Det behö­ver givet­vis inte vara jobb­re­la­te­rat utan kan hand­la om att för­änd­ra livs­stil, kost, motions­va­nor, famil­je­si­tu­a­tio­nen eller helt enkelt om att bry­ta en dålig vana.

Läs artikel »

Microgrid – det lokala elnät du bör ha koll på

Allt fler aktö­rer väl­jer att byg­ga fri­ståen­de ener­gi­nät, så kal­la­de microgrids, som gör använ­da­ren mind­re bero­en­de av extern ener­gi­till­för­sel. Vi pra­ta­de med Per Löveryd, inno­va­tions­sam­ord­na­re på Akademiska hus, som dri­ver den stor­ska­li­ga microgri­den FED på Chalmers i Göteborg.

Läs artikel »

Med digitalisering kommer sårbarhet

Skickar din vär­me­pump dina per­son­upp­gif­ter till brotts­ling­ar? Är din kaf­fe­ko­ka­re en del av en mas­siv cybe­r­at­tack? För att und­vi­ka att någon utnytt­jar säker­hets­bris­ter­na i IoT-enhe­ter krävs åtgär­der, både från till­ver­ka­re och använ­da­re.

Läs artikel »

Därför är svenskarna skeptiska till det smarta hemmet

Fastighetsbolaget Swebostad sat­sat på smar­ta hem-lös­ning­ar i sina bostä­der och tror på en stark utveck­ling inom seg­men­tet. Samtidigt upp­ger majo­ri­tet av svens­kar­na att de inte vill ha fler upp­kopp­la­de pry­lar i sina hem.

Läs artikel »

Så ska du prissätta dina tjänster

Hur ska du prissä­ta dina varor och tjäns­ter? Per Sjöfors ger tips på hur du kan hit­ta rätt pris­ni­vå­er för att dub­ble­ra vinst­mar­gi­na­len och till­växt­tak­ten.

Läs artikel »

9 orsaker varför era bästa medarbetare slutar

Riskerar du att för­lo­ra duk­ti­ga med­ar­be­ta­re? Management kon­sul­ten Donn Carr lis­tar nio skäl till var­för de bäs­ta med­ar­be­tar­na säger upp sig.

Läs artikel »