Hantera din tid effektivt – del 1

Med hjälp av några enkla tips kan du jobba både smartare och mindre. Ledarskapscoachen Catharina Sjögren delar med sig av sina viktigaste sanningar för att slippa negativ stress och få mer gjort utan att behöva jobba mer.

Det finns bara ett visst antal tim­mar på en arbets­vec­ka. Så för att hin­na med mer job­bar du kanske över. Kvällar och hel­ger ger dig tid att hin­na ifatt med arbe­tet. För att bli effek­ti­va­re job­bar du simul­tant med fle­ra pro­jekt. Du tar hjälp av smar­ta lös­ning­ar för att öka effek­ti­vi­te­ten ytter­li­ga­re. Det gör dig kon­takt­bar dyg­net runt, påmin­ner dig om det du mis­sat sam­ti­digt som det ska­par nega­tiv stress. Att arbe­ta på det viset är rent av skad­ligt för kroppen.

– Negativ stress är som att dric­ka gift, du får i dig för myc­ket adre­na­lin och kor­ti­sol. Du kan bli lät­tir­ri­te­rad, lite aggres­siv och till slut bör­jar du för­mod­li­gen tul­la på söm­nen. Och det är pre­cis det du inte ska göra, säger Catharina Sjögren som är pro­fes­sio­nell ledar­skapscoach på Coacheffect.

Ledarskapscoachen Catharina Sjögren.

I två artik­lar delar Catharina med sig av sina bäs­ta tips för hur du slip­per nega­tiv stress och får mer gjort utan att behö­va job­ba mer. Detta är den förs­ta delen. Den and­ra hit­tar du här.

Koppla ner – prestationspaus

Jag bör­ja­de job­ba före datorns sto­ra genom­slag. Jag satt vid en skriv­ma­skin och skrev. Sedan lade jag det jag skri­vit i ett kuvert och pos­ta­de det innan jag bör­ja­de med näs­ta upp­gift. I dag arbe­tar vi gär­na simul­tant istället.

Du mul­titas­kar garan­te­rat med sms, mail och Linkedin utan att du tän­ker på det. Du pau­sar för­mod­li­gen inte för reflek­tion när du står i kön inne på Ica, eller när du har fem minu­ter för dig själv. Istället tar du upp mobilen.

Att ald­rig tillå­ta hjär­nan att kopp­la ner och reflek­te­ra gör att vi grad­vis för­lo­rar för­må­gan att sty­ra vår egen upp­märk­sam­het. Hjärnan får för myc­ket information.

Egentligen är det rätt så enkelt att trä­na din när­va­ro och fokus. Det kan vara så enkelt som att ta en pre­sta­tions­pa­us och andas i 60 sekun­der. Jag bru­kar utma­na kli­en­ter att sät­ta sig och inte göra någon­ting när de har en liten paus. Bara låta tan­kar­na vara. Eller räk­na från tio till noll så att hjär­nan foku­se­rar på att göra ”ingen­ting”. Efter två vec­kor inser många vil­ket fan­tas­tiskt verk­tyg det är och vil­ken skill­nad det gör. Du trä­nar på att sty­ra din egna men­ta­la fokus.

Sakta ner

Geparden kan springa 120 kilo­me­ter i tim­men under kor­ta­re stun­der. Skulle den springa en hel dag hade den dött av utmatt­ning. När den har jagat tar den tid för vila. Av sam­ma skäl kan vi inte lig­ga på 120 pro­cent hela tiden.

Negativ stress är som att dric­ka gift. 

Fortsätter du att job­ba på kväl­len är du oftast inte effek­tiv eftersom din hjär­na har en begrän­sad mängd ener­gi. När den är slut gör du inte läng­re ett lika bra jobb. Bland annat för­svin­ner ditt stra­te­gis­ka tänk ju tröt­ta­re du blir. Egentligen hand­lar det om att stan­na upp och foku­se­ra med­ve­tan­det – vila hjär­nan pre­cis som gepar­den vilar fysiskt.

Ta en kort paus om du är stres­sad. Prova att job­ba foku­se­rat i två tim­mar. Börja med den job­bi­gas­te eller svå­ras­te upp­gif­ten. Sen tar du en kopp kaf­fe eller en pro­me­nad i solen. Då använ­der du hjär­nan opti­malt. Då kan du ock­så öka far­ten och resul­ta­ten. Med and­ra ord behö­ver du inte job­ba över.

Styrd närvaro – mer effektivitet

Jag bru­kar lik­na simul­tan­ar­be­te – mul­tita­sking – med en tea­ter­scen där man släppt in 50 per­so­ner sam­ti­digt. 50 skå­de­spe­la­re som inte har någon aning om vad den and­ra gör. Tänk dig att du är regis­sö­ren som styr vem som ska kom­ma upp – där har du ett verk­tyg för att sty­ra din när­va­ro och din fokus.

Genom att du foku­se­rar på en sak i taget – monota­sking – blir du mer effek­tiv. Men det krä­ver att tea­ter­re­gis­sö­ren styr med järn­hand och inte tillå­ter mer än en skå­de­spe­la­re på sce­nen i taget. Det vill säga att du gör en upp­gift i taget och inte dis­tra­he­ras och tap­par fokus.

Monotasking i stället för multitasking

Hjärnans ytters­ta lag är att max­i­me­ra belö­ning och mini­me­ra hot. Det gör att din hjär­na väl­jer att kol­la inkor­gen fram­för den fak­tis­ka upp­gif­ten du sit­ter med. Hjärnan kan inte pri­o­ri­te­ra själv.

Du kanske tän­ker att du spa­rar tid genom att väx­la mel­lan mail, mobil och den fak­tis­ka arbets­upp­gif­ten. Det gör du inte, men du får dopamin­kic­kar av att göra fler saker sam­ti­digt och du får en till­freds­stäl­lel­se av att boc­ka av gre­jer. Till slut leder det till rastlöshet.

Konsekvensen av att mul­titas­ka är att du sän­ker din grad av pri­o­ri­te­ring, mål­fo­kus, hand­ling och resul­tat. Enda sät­tet att utfö­ra två upp­gif­ter, om snabb­het och nog­grann­het är vik­tigt, är att göra dem en i taget. Tipset är att trä­na hjär­nan att foku­se­ra, att trä­na den att göra en sak i taget. Det kan du göra genom att inte ta upp mobi­len och inte sva­ra på näs­ta sms eller mail fram till dess att du slut­fört upp­gif­ten du hål­ler på med.

Fokus – undvik distraktion

Tänk ige­nom den här arbets­da­gen, hur ofta har du bli­vit avbruten?

Det finns stu­di­er som visar att vi blir avbrut­na var elf­te minut i job­bet och att det tar 25 minu­ter att åter­gå till den ursprung­li­ga upp­gif­ten, om vi över­hu­vud­ta­get ens åter­upp­tar den. När vi mul­titas­kar blir vi ofta inten­si­va, men inte effek­ti­va, eftersom vi fast­nar i detal­jer i stäl­let för att se helheten.

Hjärnforskning kon­sta­te­rar att fokus är en bygg­sten för att hjär­nan ska pre­ste­ra och leve­re­ra på topp. Tipset är att pla­ne­ra dagen så att du gör det job­bi­gas­te först och se till att inte bli avbru­ten. Dela exem­pel­vis upp dagen i fyra block med upp­gif­ter som du sedan betar av.

Så säg nej till mul­tita­sking, säg ja till obru­ten tid i kalen­dern och se till att stänga av alla kom­mu­ni­ka­tions­ka­na­ler, som kan dis­tra­he­ra när du ska göra en vik­tig uppgift.

Dela artikeln om du gillade den!

Förslag på mer läsning

Förstå dig själv, organisationen och kollegorna – Effektivitet genom självinsikt – del 2

Ledarskapscoachen Catharina Sjögren delar med sig av experttip­sen för ökad effek­ti­vi­tet genom bätt­re kom­mu­ni­ka­tion och team work.

Läs artikel »

Prefabricerade trähus – en framtidsspaning

Kort bygg­tid, mind­re kli­mat­på­ver­kan och läg­re kost­na­der; det finns fle­ra saker som talar för pre­fab­hus i trä. Alingsåshem har pro­vat meto­den och ser sto­ra möjligheter.

Läs artikel »

Så blir du en vass förhandlare

För svens­kar som är obe­kvä­ma att för­hand­la ger Carl Fhager – pro­gram­le­da­re för Förhandlingspoddens och van för­hand­la­re som advo­kat – sex tips att tän­ka på.

Läs artikel »

Byggbranschen halkar efter

Kan pre­fab­ri­ce­ra­de hus lösa byggsek­torns steg­ran­de pris­ut­veck­ling? Experter häv­dar att bygg­bran­schen kom­mer tving­as att auto­ma­ti­se­ra, digi­ta­li­se­ra och indust­ri­a­li­se­ra bygg­pro­ces­sen om man ska kun­na nå en bre­da­re mark­nad, eller behål­la den man har.

Läs artikel »

Så löste Midroc den pressade tidsplanen

Midroc har anli­tats som el-ent­re­pre­nör när NCC byg­ger ut Länssjukhuset Ryhov i Jönköping. Det som utmär­ker pro­jek­tet är den pres­sa­de tids­pla­nen. För att effek­ti­vi­se­ra föreslog Midroc att kanal­sy­ste­men skul­le vara för­mon­te­ra­de innan de anlän­de till bygget.

Läs artikel »

Med digitalisering kommer sårbarhet

Skickar din vär­me­pump dina per­son­upp­gif­ter till brotts­ling­ar? Är din kaf­fe­ko­ka­re en del av en mas­siv cybe­r­at­tack? För att und­vi­ka att någon utnytt­jar säker­hets­bris­ter­na i IoT-enhe­ter krävs åtgär­der, både från till­ver­ka­re och användare.

Läs artikel »